Авиамодельное сообщество Волгограда и Области

Да, у них так.
Молодцы.
У нас так не будет.
Почему?
Когда будет взаимное уважение. И когда до некоторых дойдет, что для большинства это ХОББИ а не обязательство.

Николай,
система организации подобных мероприятий у них следующая:

Владелец местного RC магазина по ватсап делает опрос о готовности приезда моделистов на фестиваль на определенную дату.
Он же договаривается с местным ДОСААФ о проведении фестиваля на его аэродроме.
ДОСААФ отрабатывает с городской администрацией о материальной поддержке мероприятия (материальные и денежные призы, грамоты, кубки).
Администрация информирует население через СМИ о предстоящем фестивале, а также "подтягивает" заинтересованные торговые точки (передвижные шашлычки, закусочные, сувенирщики и пр.)

Ничего сложного....

Дело не в сложности мероприятия и организации.